Právne oddelenie

Pri podpise zmlúv vyžadujeme využitie elektronického podpisu konkrétne kvalifikovaného elektronického podpisu (pre zjednodušenie používame ďalej v texte len pojem „e‑podpis“).

Pri podpise zmlúv vyžadujeme využitie elektronického podpisu konkrétne kvalifikovaného elektronického podpisu (pre zjednodušenie používame ďalej v texte len pojem „e‑podpis“).

aké sú výhody e-podpisu?

Je to rýchle a operatívne– zmluvu podpíšete behom chvíľky z pohodlia domova alebo i na cestách, stačí len niekoľko kliknutí.

E-podpis je bezpečný - máte istotu, že Vami podpísaný dokument nikto nezmení.

E-podpis sa oplatí – pokiaľ uzatvárate viac zmlúv ročne, náklady na zabezpečenie elektronického podpisu sa Vám čoskoro vrátia na ušetrenom poštovnom, ba čo viac elektronický podpis máte prakticky zadarmo.

E-podpis šetrí čas – čas potrebný pre odoslanie či vyzdvihnutie zásielky na pošte môžete využiť zmysluplnejšie.

E-podpis je jednoduchý – dokument podpísaný e-podpisom je možné jednoducho zaslať mailom k schváleniu nadriadenému orgánu, napr. ministerstvu.

E-podpis je zverejniteľný -  dokument podpísaný e-podpisom bez potreby skenovania možno ľahko zverejniť v centrálnom registri zmlúv.

Pri práci z domu je e-podpis k nezaplateniu; pre tento spôsob práce je ideálnou variantou podpisovanie dokumentov.

E-podpis je univerzálny – využijete ho nie len pri podpise zmlúv (s obchodnými partnermi alebo vo verejnom obstarávaní), ale i pri komunikácii s úradmi. Pokiaľ v obchodných vzťahoch konáte za právnickú osobu, nič Vám nebráni ani v tom, aby ste svoj e-podpis využili pre súkromné účely.

E-podpis šetrí papier a miesto v archíve – sto vytlačených zmlúv naplní dva šanóny v skrini. Sto e-zmlúv sa pohodlne zmestí do jednej zložky v počítači.

1.      Najskôr si obstaráte e-podpis
2.      Elektronickú zmluvu podpíšete e-podpisom
3.      Podpísanú e-zmluvu zašlete protistrane (napr. B. Braun), samozrejme elektronicky J

1.      E-podpis možno získať veľmi jednoducho, pretože e-podpis je súčasťou eID karty, ktorou bude Váš občiansky preukaz s čipom. O vydanie novej eID karty môžete požiadať na ktoromkoľvek okresnom riaditeľstve Policajného zboru na území Slovenskej republiky. Zároveň požiadate o nahratie certifikátov pre používanie e-podpisu. V prípade, že Vám skončila platnosť občianskeho preukazu alebo spadáte do niektorých výnimiek, neplatíte správny poplatok za vydanie nového občianskeho preukazu. Viac informácií nájdete na: https://www.slovensko.sk/sk/zivotne-situacie/zivotna-situacia/_vybavujem-obciansky-preukaz-s/

Tento Váš e-podpis obsahuje „osobný“ certifikát a je možné ho využiť jednak vo vzťahu zamestnaniu a jednak v súkromnom živote, ale vždy sa jedná kvalifikovaný elektronický podpis.

Okrem vyššie uvedeného je možné získať e-podpis cez Prvú certifikačnú autoritu: https://www.ica.cz/kvalifikovany-certifikat-pre-epodpis-sr

V tomto prípade je na Vašom zvážení, či si zriadite certifikát pre fyzickú osobu, ktorý môžete využívať i v súkromnom živote (napr. s úradmi) a v práci ho môžete využiť i v prípade zmeny zamestnávateľa, alebo či si zabezpečíte zamestnanecký certifikát, ktorý však môžete využívať len pre pracovné účely, a to len pre túto jednu spoločnosť, ku ktorej sa certifikát vzťahuje.

2.      Následne si nainštalujete potrebné aplikácie: https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie a nič Vám nebráni e-podpisovať.

Platnosť kvalifikovaného certifikátu na eID karte je 5 rokov a platnosť certifikátu cez První certifikační autoritu býva spravidla obmedzená na 1 rok , pred uplynutím platnosti Vám príde e-mail s inštrukciami, ako si certifikát ľahko a online obnoviť. 

Okresné riaditeľstvo Policajného zboru Slovenskej republiky

Celý postup a všetky možnosti sú jasne popísané na stránke www.slovensko.sk alebo konkrétne v tejto životnej situácii: https://www.slovensko.sk/sk/zivotne-situacie/zivotna-situacia/_vybavujem-obciansky-preukaz-s/

První certifikační autorita

Zvolíte žiadosť o zriadenie kvalifikovaného certifikátu pre elektronický podpis. Viac informácii nájdete na https://www.mujcertifikat.cz/vyber-certifikatu

Po dokončení žiadosti si certifikát vyzdvihnete na jednej z pobočiek, odporúčame si termín dojednať vopred: https://www.ica.cz/pobocky-registracni-autority?country=Slovakia

Po vydaní certifikátu obdržíte e-mail s pokynmi, ako certifikát nainštalovať.

Je potrebné zdôrazniť, že vydanie kvalifikovaného certifikátu pre elektronický podpis cez komerčnú službu je spravidla spoplatnené, na rozdiel od e-podpisu na eID karte, je to bez poplatku.

Nižšie nájdete návod pre operačný systém Windows 10.

Pokiaľ *.pdf dokument obsahuje pole pre e-podpis, na dané pole kliknete a zvolíte „Pokračovať“.

Skontrolujete, či máte vybraný správny certifikát a kliknete na ,,Podpísať".

Pokiaľ *.pdf dokument neobsahuje pole pre e-podpis

V súbore *.pdf zvoľte na hornej lište panelu funkciu ,,Nástroje“.

Ďalej zvoľte možnosť ,,Certifikáty“.

Potom vyberte ,,Digitálne podpísať“.

Rámčekom vyznačte miesto, kde by mal byť Váš podpis. Potom sa Vám zobrazí okno s Vaším certifikátom, kde môžete napr. upraviť vzhľad podpisu, a následne zvolíte „Podpísať“.

*.pdf súbor si uložíte do počítača a tým je dokument e-podpísaný. Teraz už stačí podpísaný dokument zaslať protistrane e-mailom.

Gratulujeme Vám, pekná práca.

Dokument podpísaný e-podpisom je originál, je zbytočné ho tlačiť, „aby bol platný“; postačí Vám archivácia v elektronickej podobe.

Pokiaľ by ste však v budúcnosti potrebovali e-podpísaný dokument v tlačenej forme, môžete využiť tzv. zaručenú konverziu, ktorú Vám zaistí niektorá z opravených osôb.
Viac informácií o konverzii dokumentov nájdete tu:
https://www.slovensko.sk/sk/agendy/agenda/_zarucena-konverzia/

Postačí zmluvu vytlačiť, podpísať ručne a naskenovať?

Nie, taký podpis sa nepovažuje za e-podpis z hľadiska zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách), v znení neskorších predpisov. V prípade súdneho sporu by sa muselo zložito preukazovať, že dokument naozaj podpisovala podpisujúcej strana.

Môžem podpisovať i s e-certifikátom, ktorému vypršala platnosť?

Nie, dokument by nebol platne podpísaný.

Dokument bol platne podpísaný v januári 2021, ale v marci e-certifikátu vypršala platnosť. Je takýto dokument platný?

Áno, dôležité je, že e-certifikát bol platný v okamihu podpisu.

Okrem podpisovania kvalifikovaným elektronickým podpisom je možné podpisovať zaručeným elektronickým podpisom alebo jednoduchým elektronickým podpisom.

V prípade, jednoduchého elektronického podpisu sa jedná o podpis, ktorý neobsahuje žiadne kvalifikačné znaky, ktoré dokazujú identitu podpisujúcej osoby.

V prípade, zaručeného elektronického podpisu sa jedná o podpis, ktorý obsahuje určité identifikačné znaky. Na vytváranie takéhoto podpisu možno využiť aplikáciu DocuSign a je možné dokument elektronicky podpísať i v prípade, že nie ste vlastníkom kvalifikovaného elektronického podpisu.

Čo to znamená?             

Pri podpise zmlúv spravidla vyžadujeme využitie elektronického podpisu založeného na certifikáte resp. kvalifikovaný elektronický podpis (pre zjednodušenie používame ďalej v texte len pojem „e‑podpis“). V niektorých prípadoch využívame pre elektronické podpisy aplikáciu DocuSign.

Ak nemáte certifikát, použite DocuSign

V prípade, že nemáte e-podpis, je možné dokument podpísať cez službu DocuSign. Len kvôli podpisu sa nemusíte registrovať, budete potrebovať len prístup k internetu.

Základné riešenie DocuSign možno použiť pre bežné súkromnoprávne či obchodné dokumenty, nepostačuje však na komunikáciu s orgánmi verejnej moci (tá vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis).

Ako podpísať dokument cez DocuSign?

V doručenom e-maily od služby DocuSign (dse@eumail.docusign.net) kliknete na Skontrolovať dokument.

Dokument si prečítate, a pokiaľ s jeho obsahom súhlasíte, zaškrtnete Súhlasím s použitím elektronických záznamov a podpisov a zvolíte Pokračovať.

U podpisového riadku kliknete pri svojom mene na Podpísať, dátum sa vyplní automaticky. 

Uveďte svoje meno a priezvisko, iniciály. DocuSign Vám v náhľade vygeneruje vzor podpisu. Podobu podpisu môžete upraviť cez Zmeniť štýl alebo Napísať (na platnosť podpisu to nebude mať vplyv).

Nakoniec kliknete na Prijať a podpísať. 

Dobrá práca, dokument ste elektronicky podpísali. 

Na hornej lište kliknete na Dokončiť. V momente keď bude dokument podpísaný všetkými podpisujúcimi, bude Vám jeho kópia doručená e-mailom.